A quoi sert une liste de choix?
Une liste de choix est un document souvent utilisé pour extraire des articles particuliers en quantités spécifiques d’un inventaire. Les articles tirés sont soit acheminés vers un atelier de production pour être utilisés dans un effort de fabrication ou pour exécuter une commande passée par un client. Bien que les détails figurant sur la liste varient, les informations sont généralement suffisantes pour documenter l’activité afin que les systèmes de suivi de la structure opérationnelle globale de l’entreprise soient mis à jour pour refléter les décaissements à partir des stocks.
Pour mieux gérer les mouvements de stock
Lorsqu’une liste de prélèvement est utilisée pour localiser et extraire des marchandises afin d’exécuter une commande passée par un client, la liste agit souvent comme une autorisation de retirer les marchandises de l’inventaire. Une fois que la liste est utilisée pour localiser physiquement et déplacer les marchandises dans la zone de traitement des commandes, cette même liste peut être utilisée pour mettre à jour les enregistrements de stock. Avec certains systèmes, la liste de prélèvement est en réalité générée dans la base de données d’inventaire, plaçant les articles commandés dans un modèle d’attente jusqu’à ce qu’il soit confirmé que les marchandises ont été extraites et qu’elles sont maintenant en possession du service d’exécution des commandes. À ce stade, les détails de la liste de prélèvement sont associés au bon de commande du client et une liste de colisage est générée pour accompagner les marchandises commandées jusqu’à leur destination.
Utile pour l’organisation des demandes en interne
De la même manière, une liste de choix peut être générée afin d’extraire des éléments spécifiques à utiliser en interne, comme dans un atelier de production. Avec cette application, les éléments de campagne de la liste sont souvent créés à l’aide de détails trouvés dans un formulaire de demande de service. Comme pour le traitement des commandes des clients, les articles sont extraits et acheminés vers le service qui passe la demande, ce qui transfère les quantités et les coûts à ce service. Une fois les articles reçus, ils sont déduits du stock, ce qui permet de toujours conserver un inventaire précis des marchandises en stock et du moment où certains articles doivent être réapprovisionnés auprès des fournisseurs.
Il est possible d’utiliser une liste de choix dans n’importe quel type de contexte commercial.
Même les bureaux peuvent utiliser des listes de ce type pour commander des fournitures de bureau dans une zone centrale de l’entreprise ou utiliser la liste de prélèvement pour extraire des articles à livrer aux clients qui les commandent. En tant qu’outil facilitant la création d’un suivi des documents pour les transactions internes et externes, la valeur de la liste ne peut pas être surestimée. Dans le cadre d’un magasin, cette liste de choix peut-être imprimée pour rechercher et localiser les pièces afin d’établir par exemple un devis pour un client. Une liste de choix peut comporter une liste d’articles, une illustration, la référence, le prix, etc…
Il existe des programmes informatiques qui permettent de personnaliser ces listes de choix.